Skatteverkets krav på körjournal

Vilka krav har Skatteverket på körjournal? Beroende på din situation kan du behöva uppfylla olika krav för körjournal för att hålla dig till Skatteverkets regler.

Din arbetsgivare kan också ha specifika krav för hur du ska rapportera dina resor i jobbet.

Körjournal enligt Skatteverkets rekommendationer

Skatteverket rekommenderar att man för en löpande körjournal. Förutom mätarställning vid årets början och slut bör den innehålla:

• fordonets registreringsnummer
• datum och mätarställning vid resans start och slut
• antal kilometer för varje resa
• vilken adress resan startade från och avslutades på
• syfte med resan
• vilka platser eller företag som har besökts

Du kan läsa mer om Skatteverkets krav på körjournal på deras officiella webbplats för detaljerad information om hur du ska dokumentera tjänsteresor.

Det rekommenderas att du har en löpande körjournal. Detta betyder att du loggar dina resor i nära anslutning till när resan sker, veckovis anses vara tillräckligt bra.

Sätt körjournalen på autopilot

Används av miljoner förare världen över

Automatisera körjournalen Automatisera körjournalen

Missa inga avdrag

Ta tillbaka din tid

Automatisk körjournal med rapporter som uppfyller Skatteverkets krav.

Kom igång gratis Kom igång gratis

Körjournal – mallar och format som godkänns av Skatteverket

Skatteverket godkänner papper, dagbok, kontobok, digitala kalkylblad, CSV-filer, PDF-filer och Excel-filer. Med andra ord spelar formatet ingen roll så länge rätt uppgifter finns med.

Manuell reseloggning anses nu vara ett föråldrat sätt att föra körjournal, och många har övergått till digital körjournal.

Om du är anställd kanske din arbetsgivare har en körjournal-mall som anställda ska använda. Fråga din arbetsgivare vilka uppgifter de behöver och vilket körjournal-format de önskar.

Kräver Skatteverket mätarställning?

Även om det inte är ett lagkrav att ha en körjournal eller logga mätarställningen rekommenderas det av Skatteverket. Däremot kanske din arbetsgivare har specifika krav på hur du ska logga dina resor.

Skatteverkets krav på spårning av resor

Det finns inga lagkrav på att spåra dina resor, förutom att du måste kunna bevisa att resorna verkligen ägde rum.

Du kan spåra dina resor på två sätt:

• registrera mätarställning i början och slutet av resan, eller
• spåra/registrera dina resor på annat sätt, till exempel med GPS eller en mobilapp för reseloggning.

Det enklaste sättet att spåra resorna är att använda en mobilapp för körjournal. Det finns många appar designade för att förenkla spårning och registrering av dina resor på ett smidigt sätt.

Att föra körjournal som anställd

Som anställd kan du bli ombedd att bevisa dina utgifter för Skatteverket längre fram, vilket kan inkludera resekostnader. Därför är det bra att föra en korrekt och noggrann körjournal.

Det är lätt att glömma och skriva fel, så det enklaste är att använda en digital körjournal som automatiskt ger dig alla uppgifter du behöver.

Olika typer av körjournaler

Pappersjournaler

Den traditionella metoden där du manuellt antecknar alla resor i en fysisk bok eller på en blankett.

Digitala körjournaler

En körjournal kan även skrivas i dator eller vara elektronisk. En elektronisk körjournal kopplas in i bilen och registrerar alla körningar automatiskt.

Mobilappar

Många väljer att använda mobilappar som automatiskt spårar resor med GPS och skapar rapporter som uppfyller Skatteverkets rekommendationer.

Särskilda regler för förmånsbilar

För att undvika att bli förmånsbeskattad måste körjournalen visa att en anställd har använt bilen privat högst 10 gånger eller max 100 mil per år. Om gränsen överskrids beskattas den anställde för förmånen.

Det förutsätter att det finns ett underlag, till exempel en körjournal, som visar hur mycket du har kört bilen privat. Om det saknas bra underlag beskattas du för allt drivmedel.

Så här lyckas du med din körjournal

För löpande körjournal

Du behöver föra en detaljerad körjournal för att kunna dra av så mycket som möjligt och känna dig trygg om du skulle bli granskad av Skatteverket. För att inte glömma en resa i jobbet är det smidigast att skriva upp dina resor löpande, gärna direkt efter resan.

Spara underlag

För att undvika problem med Skatteverket bör du alltid spara underlag för dina resor. Med en körjournal får du ett korrekt och godkänt underlag.

Välj rätt format

Det är viktigt att nämna att Skatteverket accepterar olika former av dokumentation. Du behöver inte nödvändigtvis följa exakt den körjournal-mall som finns på deras webbplats.

Hur länge måste jag spara uppgifter om resor?

Det är en bra idé att spara uppgifterna i minst 3 år från det datum du skickar in den deklaration där avdraget står med. Om du utsätts för en granskning kan de be om tidigare uppgifter.

Kolla med din skatterådgivare eller revisor eftersom de kan ha en annan uppfattning.

Om du blir granskad av Skatteverket

Om du blir granskad kan Skatteverket begära dina körjournaler. För att förenkla är det bra om du ordnar dina körjournaler och underlag årsvis. Logga dina resor åtminstone en gång i veckan för att säkerställa att du inte missar någon ersättning eller avdragsmöjlighet.

Det finns inte något lagstadgat krav på att föra körjournal, men enligt rättspraxis är det bara med en körjournal som man i praktiken kan visa att firmabilen inte körts privat. 

Även om det inte finns lagkrav på körjournal i Sverige, är det i praktiken nödvändigt för att:

• undvika förmånsbeskattning för förmånsbilar
• kunna göra avdrag för tjänsteresor
• ha underlag vid eventuell granskning från Skatteverket
• visa att företagsbil inte har använts privat

Den viktigaste regeln är att föra journalen löpande och detaljerat, oavsett vilket format du väljer att använda.