28 september 2021

Skatteverkets krav på loggföring för milersättning

SKAPAD 28 SEP 2021, LÄSETID 5 MIN

Beroende på din situation kan det finnas olika krav, juridiska eller andra, för hur du ska registrera och före protokoll över dina resor.

Din arbetsgivare kan även ha specifika krav för hur du rapporterar körjournaler, och Skatteverket har regler som gäller för företagare och egenanställda. Det finns även fall där du som anställd kan vilja ha en egen körjournal.

I den här artikeln ska vi titta närmare på hur du loggar dina resor från en anställds perspektiv och som egenanställd.

Att ha en körjournal

Eftersom milersättning är skattefritt måste Skatteverket, din revisor eller arbetsgivare få en överblick över dina resor i form av en körjournal. Det finns vissa krav på hur journalen ska se ut och vad den ska innehålla som du måste vara uppmärksam på i denna process, beroende på om du använder en firmabil/förmånsbil eller din egen privata bil i jobbet. Om du har en förmånsbil kan det finnas fler uppgifter som du måste notera jämfört med om du använder din privata bil. Skatteverket säger att de inte behöver se en körjournal såvida det inte är för att avgöra hur en firmabil har använts. Med det sagt uppmuntrar de dig ändå att ha en körjournal för att hålla koll på hur mycket du kört i företagets namn ifall arbetsgivaren granskas.

Härunder hittar du en lista på de saker du troligen kommer att bli ombedd att skriva ner och registrera för att visa användningen av en firmabil eller privat bil i jobbet

Jag använder en firmabil/förmånsbil

Här ser du en lista på saker din körjournal ska inkludera när du använder en firmabil eller förmånsbil.

  • Bilens registreringsnummer
  • Det aktuella året
  • Datum och en avläsning av vägmätaren vid resans start
  • Antalet mil som körts under respektive resa
  • Start- och slutadress
  • Resans syfte
  • Platsen, företaget eller kontaktpersonen som du besökte
  • Information om vem som körde bilen och, om du tankade under resan, priset och antalet liter

Att känna till bränslekostnaden och antalet liter gör det enklare att räkna ut värdet av en privat resa.
Dessutom bör du notera följande:

  • Vägmätartalet vid årets början
  • Vägmätartalet vid årets slut

Det är extra viktigt att ha denna information om du använder en firmabil även för privata resor, får gratis bränsle eller om din arbetsgivare betalar trängselskatt och färjetullar med mera för privata resor. Om du kör mer än 3000 mil per år kan arbetsgivaren minska förmånsvärdet med 25% om du även använder bilen privat.

Jag använder min privata bil

Om du använder din privata bil i jobbet kräver Skatteverket inte att du har en körjournal. Du kan dock bifoga en när du fyller i deklarationen om du gör avdrag för milersättning. Om du granskas måste du kunna bevisa att resorna verkligen ägde rum och en körjournal är ett bra sätt att göra detta på. Om du får ersättning av din arbetsgivare kan arbetsgivaren kräva att du har en körjournal ifall företaget granskas.

Din körjournal bör inkludera mycket av det som även krävs för en firmabil, men behöver inte vara riktigt lika noggrann. Det beror helt enkelt på att din privata bil främst används i privata syften. Skatteverket är dock inte tydliga med på sin hemsida vad körjournalen ska innehålla om du använder din privata bil. Det är därför ofta upp till arbetsgivaren att avgöra vilka uppgifter som ska fyllas i. Om du är osäker, fråga din arbetsgivare eller skatterådgivare.

Vilka format accepterar Skatteverket?

Papper, journal, kontobok, digitala kalkylblad, CSV-filer, PDF-filer och Xlsx (Microsoft Excel) godkänns alla av Skatteverket. Med andra ord spelar formatet ingen större roll så länge rätt uppgifter är inkluderade.

Skatteverket har ingen mall för körjournaler. Vi rekommenderar dock inte att du för protokoll manuellt, främst på grund av hur mödosamt det lätt blir. Skatteverket poängterar även alla fördelarna med att använda en en elektronisk körjournal som Driversnote.

Din arbetsgivare bör informera dig om vilka uppgifter som behövs och inkludera formaten som de kan bearbeta.

Körjournaler på det enkla sättet

Testa vår superenkla app.

Måste jag även registrera privata resor?

Om du gör privata resor med en firmabil måste du kunna bevisa vilken andel av användningen som är jobbresor. Det innebär att du måste logga alla dina resor för att visa om du även använt bilen privat.

När du använder din privata bil i jobbet har Skatteverket inga krav på att du även ska dela med dig av dina privata resor. Från deras synvinkel används bilen främst i privat syfte.

Hur länge måste jag spara uppgifter om resor?

Det är en bra idé att spara uppgifterna i minst 3 år från det datum du skickar in den deklaration där avdraget står med. Om du utsätts för en granskning kan de be om tidigare uppgifter.

Kolla med din skatterådgivare eller revisor eftersom de kan ha en annan uppfattning.

Som anställd, måste jag spara kopior på mina körjournaler?

Som anställd kan du bli ombedd att bevisa dina utgifter (som kan inkludera bilresor i olika syften) vid ett senare tillfälle. Detta kan ske utan att det är ditt fel, så det är i allmänhet en bra idé att ha kopior.

Med en digital körjournal och spårare är det troligare att du har tillräckliga uppgifter tillgängliga vid behov.

Om du granskas

Om du granskas av Skatteverket kan de be dig om en körjournal, som godkänns i alla ovanstående format.

För att processen ska gå snabbare och fel undvikas bör du försäkra dig om att dina loggar och protokoll arkiveras åtminstone baserat på år. 


Detta material har sammanställts i informationssyfte och ska inte ses eller förlitas på som juridisk rådgivning, skatterådgivning eller revisorråd. Om du har juridiska frågor eller skattefrågor gällande innehållet eller relaterade frågor bör du konsultera en jurist, skatterådgivare eller revisor.