Krav på den bästa elektroniska körjournalen

Att ha koll på dina företagsresor med bil och ersättning alternativt skatteavdrag för dem har aldrig varit enklare. Med alla mobilappar som spårar resor på marknaden behöver du inte längre anstränga dig för att komma ihåg alla dina resor. Dagarna då vi manuellt behövde skriva ner veckans bilresor är ett minne blott. Här är några av de saker du bör hålla utkik efter när du väljer den bästa elektroniska körjournalen för dig.

Så håller du koll på din reseersättning

Om du vill få ersättning för dina resor måste du ha en korrekt körjournal och historik som innehåller tid, destination och syfte för varje resa du gör i jobbet. Med en elektronisk körjournal är det betydligt enklare att hålla koll på resorna, särskilt om du ofta kör bil i jobbet.

När du går igenom utbudet av milersättningsappar är det lätt att missa essentiella funktioner som du bör hålla utkik efter, för att säkra att du lever upp till Skatteverkets krav på körjournaler.

Läs vidare för att få reda på vilka funktioner som är viktiga och vilka som är bra att ha när du väljer den bästa milersättningsappen för dig.

Sätt körjournalen på autopilot

Används av miljoner förare världen över

Automatisera körjournalen Automatisera körjournalen

Essentiella funktioner i elektroniska körjournaler

Spårning/Tracking

En elektronisk körjournal eller milersättningsapp måste såklart kunna spåra dina resor och spara dem i en milersättningslogg. Vissa appar ger dig endast möjligheten att skriva in uppgifter för resor, medan andra automatiskt spårar hur du kör i realtid med hjälp av mobilens inbyggda GPS. Den automatiska spårningen spelar in rutten och noterar hur lång tid den tagit. GPS-spårning i realtid gör det betydligt enklare att komma ihåg alla resor och uppgifter som måste registreras vid dagens slut. 

Klassificera syftet med varje resa

Om du, som många, använder din privata bil i jobbet kommer du oundvikligen ha en körhistorik som både inkluderar företagsresor och privata resor. En bra elektronisk körjournal ger dig möjligheten att ange ett syfte för respektive resa – alltså om resan är privat eller jobbrelaterad.

Skapa en körjournal som lever upp till Skatteverkets krav

De bästa elektroniska körjournalerna tillämpar och räknar automatiskt ut den summa du ska få återbetald för respektive resa enligt standardsatserna för milersättning. Rätt summa för avdrag eller milersättning/bilersättning bör även synas i de milersättningsrapporter du skapar i appen, tillsammans med all nödvändig information för tillräcklig loggföring. Detta inkluderar tid, destination och resans syfte.

Kom ihåg att även om det är enkelt att skriva in alla nödvändiga uppgifter i appen så är det upp till dig att se till att du sparar rätt uppgifter. Kolla med Skatteverket för att vara på den säkra sidan gällande vilka uppgifter du måste ha med för att få milersättning. 

Funktioner som är bra att ha i elektroniska körjournaler

Automatisk spårning

De flesta appar inkluderar automatisk spårning – du behöver inte ens öppna appen eftersom den spårar dina bilresor i bakgrunden. Denna typ av automatisk spårning spelar in och loggar en resa så snart appen upptäcker större rörelser. Kom ihåg att din elektroniska körjournal även kan komma att spåra bus- och taxiresor, samt resor då du bara varit med som passagerare.

Automatisk spårning av endast relevanta resor

En del appar erbjuder automatisk spårning som endast spårar resor när du kör din egen bil. Detta uppnås oftast genom att ha en liten enhet i bilen som kommunicerar med mobilen, och resor startas och avslutas automatiskt. Enheten etablerar en anslutning till din mobil så snart du kliver in i bilen vilket uppmanar spårningen att börja. När du kliver ur bilen avslutas spårningen automatiskt och resan anses vara slutförd. Detta säkrar att du endast har relevanta resor i din körjournal.
Driversnote erbjuder en sådan enhet, som kallas iBeacon. Lär dig mer om iBeacon här. 

Vägmätarlogg

Att logga vägmätartalet före och efter varje resa är inte ett krav för tillräcklig loggföring, men du kan behöva läsa av vägmätartalet vid årets början och slut samt om du börjar köra en ny bil. Om din arbetsgivare ersätter dig för bilresor i jobbet kan den även kräva att du noterar vägmätartalet. Att ha en funktion för att registrera vägmätartalet kan absolut vara en fördel! Du bör även kunna inkludera vägmätaren i dina milersättningsrapporter.

Anpassningsbara möjligheter

De bästa elektroniska körjournalerna ger dig möjligheten att skapa skräddarsydda milersättningsrapporter, så att du kan se till att de innehåller den information som är specifik för dig. Du bör kunna namnge din arbetsplats och ditt fordon, samt ett eget belopp för milersättning om din arbetsgivare ersätter dig efter en annan sats än standardersättningen som Skatteverket har.

Du får gärna kontakta oss om du har några frågor om milersättning eller elektroniska körjournaler.