Mätarställningsspårningsprogram vs. papperslogg 

Det här behöver du veta om du godkänner milersättningar för ett team

Att föra körjournal med papper och penna låter enkelt – men i praktiken blir det ofta både rörigt och tidskrävande. Timmarna rinner lätt iväg när man ska kontrollera inlämnade körjournaler, godkänna dem och räkna ut milersättning.

För företag med runt 15 förare i olika avdelningar betyder det ofta att du som ansvarar för administrationen måste hantera flera kalkylblad, jaga in sena rapporter och försöka hålla allt konsekvent. Det kan lätt bli frustrerande.

Som en av världens ledande leverantörer av körjournalsappar hjälper Driversnote miljontals användare att spara tid och undvika huvudvärk i sin körjournalshantering. I den här artikeln går vi igenom tre steg där medelstora team kan förenkla sitt arbete rejält:

• Att spåra resor
• Att granska och godkänna milersättningar
• Att räkna ut ersättning

Läs också: Skatteverkets krav på körjournal

Vad är ett mätarställningsspårningsprogram?

Ett mätarställningsspårningsprogram – som till exempel Driversnote Teams – är en digital lösning som fungerar både på mobil och dator. Den hjälper företag att spåra, rapportera och godkänna milersättning för anställda som använder sina privata bilar i jobbet.

Till skillnad från andra typer av utlägg, som hotellövernattningar eller måltider, kräver milersättning mer än bara ett kvitto. För att du ska kunna få ersättning behöver körjournalen innehålla minst:

• Var resan startade och slutade (adresser eller platser)
• Hur långt du körde (avstånd i kilometer)
• Varför du körde (syftet med resan)
• När resan ägde rum (datum och tid)

Utan den informationen kan arbetsgivaren inte verifiera körningen – och enligt Skatteverkets regler behöver alla uppgifter finnas för att körjournalen ska vara godkänd vid en eventuell kontroll.

Eftersom det krävs så mycket detaljer blir processen med att registrera, rapportera och godkänna milersättning snabbt tidskrävande – både för den som kör och för den som ska granska rapporterna.

Och vad händer om dokumentationen inte är redo vid en revision? Ja, då kan det bli både stressigt och dyrt.

Sätt körjournalen på autopilot

Används av miljoner förare världen över

Automatisera körjournalen Automatisera körjournalen

Missa inga avdrag

Ta tillbaka din tid

Automatisk körjournal med rapporter som uppfyller Skatteverkets krav.

Kom igång gratis Kom igång gratis

Steg 1: Förenkla med automatisk spårning

Det första stora tidssparandet får du när du lämnar pappersloggar och delade kalkylblad bakom dig. Man kan tro att de flesta företag redan har gått över till digital körjournal – men förvånansvärt många använder fortfarande handskrivna anteckningar eller filer i olika format.

Men det är naturligtvis inte roligt att behöva börja dagen med att jaga in körjournaler, leta i mejltrådar eller försöka pussla ihop Excel-filer.

Att gå över till en digital lösning gör skillnad på flera nivåer. För ett team med 15 förare kan det förvandla rapporteringen från kaos till kontroll:

• Förare loggar resor automatiskt via mobilens GPS (eller med en iBeacon i bilen). På så sätt slipper de glömma resor eller skriva upp dem i efterhand. När resorna är genomförda skickar de in rapporten med ett klick.
   
• Du får alla rapporter samlade på ett ställe, i samma format och med tydlig status: inskickat, godkänt eller väntar på granskning. Om någon glömmer, skickar systemet automatiskt en påminnelse – du behöver inte göra det.
   
• Företaget får korrekta, regelmässiga underlag som är redo om Skatteverket skulle vilja granska körjournalerna.

För ett team på 15 personer innebär det här vanligtvis att du sparar flera timmars administrativt arbete varje månad – och slipper stressen med manuella uppföljningar.

Steg 2: Granska och godkänn på ett ögonblick

Våra undersökningar visar att när rutinerna och systemen för körjournalshantering fungerar som de ska, tar det bara några minuter för en ansvarig person att granska och godkänna en rapport.

Men om du behöver gå igenom varje körning manuellt, göra stickprov eller jämföra data med andra system – ja, då sticker timmarna lätt iväg. Även med ett mindre team på 15 förare kan godkännandet av milersättningar snart kännas som ett heltidsjobb.

Vissa försöker dubbelkolla körningar mot kalendern, andra letar efter misstänkt avrundade siffror (var det verkligen exakt 100 km?).

Så hur kan du snabba upp processen – utan att tappa kontrollen?

• Visuell bekräftelse med kartor: I stället för att stirra på siffror kan du se varje resa på en karta med start- och slutpunkter. Det blir snabbt tydligt om något inte stämmer.
   
• Markering av manuella körningar: Rapporten visar vilka resor som loggats automatiskt och vilka som lagts in manuellt. Du kan då fokusera på att kontrollera de manuella – och lita på resten.
   
• Information direkt i rapporten: Be förarna märka körningarna med kund, projekt eller kostnadsställe. Då slipper du jaga förklaringar i efterhand.

Med en smartare arbetsprocess kan du lägga mindre tid på att dubbelkolla detaljer – och mer tid på det som faktiskt är viktigt.

Steg 3: Räkna ut milersättning korrekt och smidigt

Om dina kördata fortfarande ligger i pappersloggar eller utspridda kalkylblad vet du hur frustrerande det kan vara att beräkna milersättning. Ett fel i en formel eller en bortglömd resa – och plötsligt stämmer inget.

Dessutom är det sällan så enkelt som att bara multiplicera antal kilometer med ersättningsnivån. Många företag behöver ta hänsyn till fler faktorer:

• Ta bort privata resor från rapporterna
• Tillämpa olika belopp eller nivåer beroende på regler eller företagspolicy
• Använda olika ersättningsnivåer för olika fordonstyper eller avdelningar

I Sverige regleras milersättningen av Skatteverket, som varje år fastställer schablonbeloppet för skattefri ersättning. Vissa företag använder dock egna interna nivåer – till exempel högre ersättning för elbilar eller lägre för poolbilar.

Som en av våra användare uttryckte det:

”Efter att ha testat flera olika leverantörer märkte vi att de flesta saknade viktiga funktioner – som möjligheten att skilja mellan privata resor och tjänsteresor.”
 – Användare av Driversnote Teams, 2025

Det är just här som en strukturerad digital lösning, som Driversnote, gör verklig skillnad. Plattformen tillämpar automatiskt företagets regler, så att uträkningarna blir konsekventa, korrekta och följer Skatteverkets krav.

• Egen ersättningsnivå: Om ditt företag använder andra nivåer än Skatteverkets schablonbelopp kan du ställa in dem i systemet – till exempel per fordonstyp eller avdelning.
   
• Tjänste- vs. privatresor: Förare kategoriserar varje resa som antingen tjänstekörning eller privat. Endast tjänsteresor inkluderas i rapporterna, och föraren har alltid kontroll över vilken data som delas.
   
• Sekretessfilter: Du kan aktivera ett integritetsskydd som automatiskt döljer känsliga uppgifter, som exakta adresser, kartor eller personliga anteckningar. Det gör att körjournalerna är både korrekta och GDPR-säkra.
   
• Smidiga exporter: Teamets körjournaler kan enkelt exporteras till PDF eller Excel för lönehantering eller vidare analys i företagets ekonomisystem.

Med en digital körjournalslösning slipper du oroa dig för felräkningar, saknade uppgifter och manuellt dubbelarbete – allt blir klart med några klick.

Så kommer du igång med ett mätarställningsspårningsprogram

Att införa ett nytt verktyg behöver inte vara krångligt – men processen ser lite olika ut beroende på teamets storlek. För ett företag med runt 15 förare ligger du mitt emellan: stort nog för att inkonsekvens ska skapa problem, men tillräckligt litet för att kunna göra förändringar snabbt.

Om du går från pappersloggar till Driversnote, håll det enkelt och skapa förtroende från början:

1. Börja i liten skala: Skapa ditt team, bjud in några förare och testa både automatisk spårning och manuell registrering.
2. Testa hela flödet: Exportera en provrapport till löne- eller ekonomiavdelningen och säkerställ att allt stämmer.
3. Delegera granskning: Låt teamledare godkänna sina förares rapporter innan ekonomiavdelningen gör den slutliga kontrollen.
4. Håll det konsekvent: Använd gemensamma taggar för projekt eller kunder, så att alla rapporterar på samma sätt.

Genom att rulla ut systemet steg för steg – till exempel en avdelning i taget – blir övergången smidig. Och när förarna märker hur enkelt det är jämfört med Excel eller handskrivna anteckningar, kommer de flesta aldrig vilja gå tillbaka till den förra proceduren.